După un an de lucru de acasă începe să tragă lumea concluzii despre cât de bun sau cât de rău e lucrul ăsta, dacă a crescut productivitatea sau a scăzut, dacă e în regulă să cerem să muncim de acasă în continuare sau nu.

Via Dorin, am văzut că și Universitatea din Chicago a publicat ceva articol pe tema asta. Nu l-am citit, dar citez din rezumatul de la început:

Using personnel and analytics data from over 10,000 skilled professionals at a large Asian IT services company, we compare productivity before and during the work from home [WFH] period of the Covid-19 pandemic. Total hours worked increased by roughly 30%, including a rise of 18% in working after normal business hours. Average output did not significantly change. Therefore, productivity fell by about 20%. Time spent on coordination activities and meetings increased, but uninterrupted work hours shrank considerably. Employees also spent less time networking, and received less coaching and 1:1 meetings with supervisors. These findings suggest that communication and coordination costs increased substantially during WFH, and constituted an important source of the decline in productivity. Employees with children living at home increased hours worked more than those without children at home, and suffered a bigger decline in productivity than those without children.

Cu alte cuvinte, lumea a lucrat în medie cu 30% mai multe ore, inclusiv 18% care lucrează în afara orelor de lucru normale. Producția, per total, nu s-a schimbat mult. Pentru că se produce la fel într-un număr mai mare de ore, rezultă că productivitatea a scăzut cu 20%.

Din punctul meu de vedere, sunt două teme mari și late aici: raportarea personală la munca de acasă și raportarea firmelor la munca de acasă. Așa că, din perspectiva cuiva care lucrează de acasă și doar de acasă de un număr suficient de mare de ani, hai să discutăm!

Raportarea personală la munca de acasă

**Oricât de mult ne-ar displăcea să ne organizeze alții timpul, e mai greu să ni-l organizăm noi. **

Mai trebuie să adaug ceva la asta sau e clar pentru toți? Eh, hai să adaug. Dacă ai un număr limitat de ore în care să-ți faci treaba, tragi un pic mai tare de tine să faci și să dregi. Dacă nu, e tentant să mai ciupești câte o jumătate de oră de ici și o oră de colo ca să faci altceva, în ideea că revii mai târziu și termini.

Treaba asta o poți evita la început, când decizi să te organizezi bine și te ții de treabă… și după ce ai suficient de multă experiență încât să te cunoști. La mijloc e cel mai nasol: nu mai poți să te ții de programul impus inițial, încă nu ți-ai format deprinderile de mai încolo.

Programul meu propriu e destul de haotic, dar și munca care-mi vine e haotică. Dacă vreți, vă pot povesti la un moment dat cum mă organizez, dar hai să nu ne lungim degeaba aici. Ideea e că am ani de experiență și tot mă trezesc uneori muncind la 8 seara fără să mă pună nimeni s-o fac.

Nu mă surprinde deloc faptul că lumea începe să iasă din orele normale de program și să lucreze mai haotic, cu ore de program mai lungi. E mult mai ușor să faci o pauză de cinci minute care ajunge de o oră. E mult mai ușor să te duci să verifici ceva scurt prin casă și să te întrerupi din ce făceai și tehnic să nu muncești, dar practic să apari ca fiind la muncă.

Greșeala e să ne imaginăm că vom avea aceleași condiții de muncă acasă pe care le-am avea într-un birou. Și soluția e una personală: cea de a ne organiza mai bine.

Raportarea firmelor la munca de acasă

**Nu toate firmele sunt pregătite să aibă oameni care muncesc de acasă. De fapt, probabil că puține sunt, de fapt. **

O să ziceți, „ah, dar cei din tehnologie au tehnologia necesară pentru asta” – da, au tehnologia, dar nu mereu au și mentalitatea. Una e să fi gândit treburile din timp, alta e să încerci să forțezi sistemul de la birou să se plieze pe cel de acasă.

Ca traducător, lucrez deseori într-un cadru în care standardul e o echipă multinațională în care mai nimeni nu se vede față în față. Nu știu cum arată majoritatea colaboratorilor mei, dar ca să meargă treaba bine există:

• o muncă bine delimitată, cu instrucțiuni clare;
• posibilitatea de a cere clarificări într-un cadru cât de cât organizat;
• obișnuința de a comunica în scris;
• oameni capabili să comunice concis în scris;
• proceduri standard pentru situații uzuale.

Ce înseamnă toate astea? Înseamnă că primesc pe mail informații despre proiecte, cu date clare despre ce trebuie făcut. Proiectele sunt într-un format decent pentru ca eu să-mi fac treaba cum trebuie. Colaboratorii mei știu când să-mi scrie că au nevoie de ceva sau că s-au schimbat niște date – și o fac politicos, la obiect și în rezumat, ca să nu pierdem vremea. Iar dacă am nevoie de lămuriri/concediu/extensie, știu imediat ce să fac.

Am avut ocazia să văd pe cineva care lucra de acasă cu o firmă de IT obișnuită să lucreze la birou și… a fost nevoie de o perioadă de acomodare. Pentru că oamenii erau obișnuiți să discute verbal, nu să scrie „Fă-mi și mie X”. Nu dădeau toate detaliile necesare, pentru că se vorbea informal prin firmă. Nu era ușor să zică „stau degeaba” pentru că cineva trebuia să citească mesajul ăla și să facă ceva în privința asta. Poate că dacă ar fi stat pe scaun uitându-se la pereți în biroul fizic, mesajul ar fi fost mai clar. Altfel, întâlnirile trebuiau programate etc.

Am avut ocazia să văd pe cineva lucrând de la distanță cu colaboratori care nu le au deloc cu tehnologia și care, atunci când trebuiau să trimită copii după documente care trebuiau îndosariate pentru aprobări oficiale, făceau poze cu telefonul și le trimiteau prin WhatsApp.

Condițiile nu sunt aceleași și e o diferență ca de la cer la pământ între a primi totul gata de muncă, informații șamd. așa cum ai nevoie și a putea discuta cu colaboratorii organizat, în așa fel încât și alții să aibă la dispoziție informațiile relevante… și a vorbi cu un hăbăug care-ți trimite lucruri pe care nu le poți folosi și nu-ți răspunde la întrebări pentru că nu pricepe ce trebuie făcut și de ce.

**Poți să pierzi foarte mult timp din cauza comunicării proaste. **Și comunicarea la distanță e diferită de cea pe care o ai când ai în același birou. Când poți să îți dai căștile jos și să te duci la colegul să zici „știi cumva ce-i asta?” într-o discuție scurtă și imediată de 2 minute, e altceva față de momentul în care trebuie să planifici o discuție 1 la 1 fără să știi programul omului, sau să dai un mail și să nu știi când vine răspunsul.

Time spent on coordination activities and meetings increased, but
uninterrupted work hours shrank considerably. Employees also spent less time networking, and received less coaching and 1:1 meetings with supervisors

Timpul petrecut pentru coordonare a crescut – nu mă mir. Mai puține discuții între angajați, mai puține întâlniri 1 la 1 cu superiorii, mai puțin timp petrecut învățându-i pe alții.

Da, din nou, pentru că lucrurile astea arată altfel când ești la distanță. Pentru că atunci trebuie să-ți amintești să le faci și trebuie ca ambele părți să fie dispuse și să vrea să facă lucrurile astea. E mult mai ușor să eviți niște întâlniri dacă nu-i vezi pe oameni la față. E mai ușor să nu vezi că cineva are nevoie de ajutor și să crezi că doar nu-și face treaba bine dacă nu ai experiență să citești oamenii prin prisma a ce fac, ci trebuie să le vezi nedumerirea pe față. E mai ușor să nu comunici și să nu spui care e problema când nu vezi cum îți spune cineva ceva. E mai ușor să trimiți pe cineva nepotrivit să vorbească cu omul ăla nou.

Am atâtea povești – povești în care nu m-am înțeles cu un client pentru că persoana mea de contact nu știa pe ce am lucrat pentru că nu era treaba ei să știe; povești în care am avut un conflict cu un coleg (și amic!) care nu mi-a spus că nu știe să facă o treabă pentru că mă vedea nervoasă, în timp ce eu mă enervam că nu pricepeam de ce naiba nu face treaba respectivă și-mi pisează mie creierii cu ea; povești în care un colaborator nou era foarte defensiv pentru că venea din cu totul altă cultură și îl bombardam cu feedback, până să ne prindem unde se rupea firul. Și asta e de la oameni obișnuiți să lucreze de la distanță; cât de greu o fi pentru cei care nu sunt!

Ca să ne înțelegem: nu sunt de la natură un om care comunică bine și nici unul cu o răbdare deosebită față de alții. Am dat o grămadă de rateuri și am învățat cu de-a greul anumite lucruri. Dar tocmai asta mă face să fiu mai analitică în general – și să văd că cei obișnuiți să comunice ușor într-un context și o anumită manieră, care au avut succes cu anumite strategii de comunicare, nu sunt pregătiți să schimbe repede lucrurile când ceva nu merge. Trebuie să dea de multe ori cu capul și lucrurile merg greu până o fac, pentru că inițial nu văd asta ca pe o problemă care trebuie gândită radical.

Iar problema de comunicare se amplifică dacă îți vine cineva nou în echipă, pe care trebuie să-l integrezi în ecosistem și pe partea socială. Ceea ce e ușor de zis, dar mai greu de făcut, pentru că nu poți să ieși la o cafea/țigară cu el, nu vă vedeți prin birou, nu vă vedeți pe holuri. Trebuie să mergi și să faci lucrurile astea fără pretext și să speri că o să meargă.

Acuma, dacă vreți sfaturi, hai să vă spun ce mi se pare mie că ajută mult:

1. Documentație clară și ușor de găsit. Nu vreau să merg să întreb de zece ori oamenii cum e cu un anumit lucru; prefer să deschid un document.
2. Mai bine ceva mai multă informație decât prea puțină. Nu-mi pasă în ce limbaj de programare își face dev-ul treaba… până când am nevoie de informația asta ca să știu cum îi redactez textul ca să nu-i încurc codul cu un apostrof plasat aiurea. Poate mă plâng un pic că mi se spune ce știam deja, dar prefer varianta asta variantei în care ar fi trebuit să ghicesc din stele niște lucruri care sunt clare în capul colaboratorilor.
3. Informația relevantă trebuie să fie scrisă structurat. Dacă o spui verbal într-o întâlnire video, n-o rețin decât un procent mic dintre cei interesați.
4. Scrisul e șef. Da, da, comunicarea video e viitorul, blabla, dar nu suntem pe Youtube și nu vrei să faci vizualizări din meme. E mult mai ușor să dau ctrl+F după ceva relevant decât să încerc să-mi aduc aminte la ce minut din înregistrarea video a ședinței ai spus tu ceva.
5. Sisteme clare de comunicare oficială. Astea trebuie gândite, dar vrei ca toată lumea să știe cum comunică că vrea vacanță, că nu i-a intrat salariul, că vrea o mărire șamd. Și ce face dacă vede o problemă majoră, dacă crede că s-ar putea îmbunătăți lucrurile intern șamd. Vrei și să se comunice clar întrebările, mai ales dacă ar putea fi valabile pentru mai mulți – noi avem platforme unde toată lumea pune întrebări oficiale despre proiect, vizibile pentru toți; nu te întrerup de la nimic, dar poți căuta prin ele dacă e ceva.
6. **Sisteme de comunicare informală. **Vrei să ai un chat cu echipa restrânsă. Vrei să ai un canal de discuții direct cu superiorul/mentorul/ce-o fi. Vrei să îndeplinească rolul discuțiilor în birou/la cafea – când avem așa ceva, acolo se discută probleme gen, „Mai știți cum se făcea X?”, „Ai habar ce e cu Y?”, „Mă gândeam să-mi iau concediu în perioada […]”, dar și treburi gen cine și ce jocuri a mai jucat, cum a fost în vacanță, ce hobby-uri mai sunt menționate. Lucrurile astea ajută pentru că: 1. Interacțiune umană, trebe și de-asta; 2. E mai ușor să ceri ajutor de la cineva cu care ai o relație amicală; 3. Ești mai pe fază și când cineva e posibil să nu fie în formă maximă și te adaptezi.

Munca de-acasă de acum nu e chiar ce ar trebui să fie

Hai să tragem și niște concluzii, deci, despre motivele pentru care experiența 2020-2021 s-ar putea să nu fie complet relevantă pentru munca de acasă în general:

• Majoritatea nu aveau experiența organizării timpului propriu fără demarcația clară birou/casă.
• **Majoritatea probabil nu aveau condiții acasă pentru muncă; **dacă știi că lucrezi de acasă ai un spațiu, ai tehnologia necesară și toate cele. Dacă lucrezi mereu de la muncă, te poți trezi că te înghesui pe măsuța de cafea.
• Cultura comunicării majorității angajaților era mulată pe birou/comunicare față în față și au trebuit să se adapteze la o cultură scrisă, fără întâlniri directe (fie organizate, fie accidentale). Ceea ce creează o problemă pentru transmiterea informațiilor relevante fie în cadrul echipelor, fie de sus în jos.
• Obiceiurile de interacțiune socială de la birou se bazau pe întâlniri față în față; în scris, poate fi mai greu să comunici stări de spirit, emoții șamd. și și să le interpretezi. Ceea ce poate crea o problemă de interacțiune socială și frecușuri (X nu știe sau își bate joc de mine? Y e pasiv-agresiv sau politicos?).
• Cultura comunicării firmelor se baza pe situația de la birou. E posibil să nu fi avut un sistem clar de comunicări formale și clare în scris și să se fi bazat de obicei pe interacțiunea directă dintre angajați ca metodă principală de comunicare.
• Schimbarea a fost bruscă, forțată și pe durată limitată, ceea ce înseamnă că e posibil să se fi căutat soluții de avarie, nu pe termen lung (pe principiul „Lasă că ne întoarcem la birou în curând”).

Dar pe lângă toate astea, mai e un aspect: PANDEMIA.

Pandemia nu doar că ne-a făcut să lucrăm de-acasă, ci ne-a și forțat să stăm în case. A fost o perioadă de stres și nesiguranță la nivel mondial în care nu am știut nici cât o să dureze, nici cât de afectați vom fi. S-au impus restricții care ne-au limitat posibilitățile de destindere. Unii s-au îmbolnăvit, sau cei dragi lor s-au îmbolnăvit.

Mi se pare absurd să te aștepți ca un om stresat, care lucrează în condiții improprii și are posibilități minime de relaxare să dea același randament ca un om care e relativ relaxat, lucrează într-un loc confortabil și măcar relativ izolat și poate să se ducă la o bere cu prietenii în seara asta și în vacanță luna viitoare.

Ne purtăm de parcă ar fi normal ca stresul general și situația mondială din 2020 să nu fi atins munca altora; sau poate nici pe a noastră. Oare credem că dacă cineva are o migrenă o să fie la fel de productiv ca în zilele în care nu are una? Credem că cineva căruia i s-a îmbolnăvit un părinte sau un prieten și e îngrijorat și cu mintea în altă parte o să fie la fel de productiv ca cineva care nu are nimic exterior care să-l distragă? Grijile sunt… ce? Pentru timpul liber? Suntem roboți la muncă și oameni doar în timpul liber? Mmmnu prea cred. Așa că hai să mai calibrăm din așteptări și din concluzii.